你是如何整理你的文件的？

分享一些自己保存文件的做法

虽然听起来有点老套，但是将重要的文件扫描保存，执行下来我觉得是个不错的主意。

注记

文章中提到的工具以macOS和iPhone为例，但方法不受这个限制

我有一个DEVONThink（下文称为DT）的数据库¹，专门用来保存扫描后的文件。我把重要的文件和有需要的文件都通过手机扫描后放进去保存。

¹ 简单理解为一个文件夹

DEVONThink截图

• 医疗：保存医疗记录、病历报告，检查化验单等。
• 发票收据：产品发票、收据，以备售后服务需要。
• 合同：劳动合同，租房合同等。
• 旅行消费：主要用作自己记账时关联小票文件。一些使用beancount记账的过程和方法，记录在了这里

DT不是必须的，使用它是因为💰钱已经花出去了，必须要用回来！😭

如果你已经使用了DT或者下决心要使用，DT在OCR搜索的时候会有帮助，尤其在你需要搜索某个文件的内容，或者文件很多的情况下。同时配合Alfred的DEVONThink Workflow，检索会更轻松一些。

整个工作流也只有两步：

1. 用手机扫描文件
2. 上传到电脑，保存在DEVONThink中

扫描文件

在iPhone 有两种唤起扫描文稿的方法，分别使用备忘录app或者使用文稿app：

• 在备忘录中，新建备忘录，选择📎附件按钮点击扫描文稿
• 在文稿app中，点击右上角的三个点，选择扫描文稿

备忘录app

文稿app

还可以通过快捷指令快速唤起扫描文稿：

自定义快捷指令

我把自己常用的几个功能制作成了上述的快捷指令²，配合iPhone的Action Button，扫描起来也很方便。

² 快捷指令可以在这里下载

上传到电脑

通过文稿app（上述快捷指令也使用文稿app）扫描的文件，扫描后会让你选择保存位置，我通常保存在iCloud云盘里。然后在电脑上直接访问。

iCloud云盘

数字化归档一些重要的，常用的物理世界的文件，最大的好处是省去了自己想不起来物理文件放在什么地方的麻烦。还有一些文件，比如病历记录，时间一久，可能物理文件都丢掉了，归档保存起来，对自己的健康管理起到一定作用。

关于数据的隐私保护，我在这篇文章中有提到Cryptomator工具，推荐使用。

扫描归档，是我目前使用比较满意的重要文件保存和管理方式。你是如何管理这些文件的呢？欢迎在评论区分享你的经验和方法。