你是如何整理你的文件的?
tome-of-xp
分享一些自己保存文件的做法
虽然听起来有点老套,但是将重要的文件扫描保存,执行下来我觉得是个不错的主意。
注记
文章中提到的工具以macOS和iPhone为例,但方法不受这个限制
我有一个DEVONThink(下文称为DT)的数据库1,专门用来保存扫描后的文件。我把重要的文件和有需要的文件都通过手机扫描后放进去保存。
1 简单理解为一个文件夹
- 医疗:保存医疗记录、病历报告,检查化验单等。
- 发票收据:产品发票、收据,以备售后服务需要。
- 合同:劳动合同,租房合同等。
- 旅行消费:主要用作自己记账时关联小票文件。一些使用beancount记账的过程和方法,记录在了这里
DT不是必须的,使用它是因为💰钱已经花出去了,必须要用回来!😭
如果你已经使用了DT或者下决心要使用,DT在OCR搜索的时候会有帮助,尤其在你需要搜索某个文件的内容,或者文件很多的情况下。同时配合Alfred的DEVONThink Workflow,检索会更轻松一些。
整个工作流也只有两步:
- 用手机扫描文件
- 上传到电脑,保存在DEVONThink中
扫描文件
在iPhone 有两种唤起扫描文稿的方法,分别使用备忘录app或者使用文稿app:
- 在备忘录中,新建备忘录,选择📎附件按钮点击扫描文稿
- 在文稿app中,点击右上角的三个点,选择扫描文稿
还可以通过快捷指令快速唤起扫描文稿:
我把自己常用的几个功能制作成了上述的快捷指令2,配合iPhone的Action Button,扫描起来也很方便。
2 快捷指令可以在这里下载
上传到电脑
通过文稿app(上述快捷指令也使用文稿app)扫描的文件,扫描后会让你选择保存位置,我通常保存在iCloud云盘里。然后在电脑上直接访问。
数字化归档一些重要的,常用的物理世界的文件,最大的好处是省去了自己想不起来物理文件放在什么地方的麻烦。还有一些文件,比如病历记录,时间一久,可能物理文件都丢掉了,归档保存起来,对自己的健康管理起到一定作用。
关于数据的隐私保护,我在这篇文章中有提到Cryptomator工具,推荐使用。
扫描归档,是我目前使用比较满意的重要文件保存和管理方式。你是如何管理这些文件的呢?欢迎在评论区分享你的经验和方法。
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